3 časoví upíři a jak s nimi zatočit

Jistě to znáte, máte před sebou kvantum práce a právě svůj drahocenný čas plýtváte v diskuzi, která nikam nevede. V hlavě se vám honí myšlenky na to, kolik práce byste ještě zvládli udělat, kdybyste tu diskuzi ukončili, ale přesto v ní setrváváte.

Možná si netroufáte ji ukončit, protože ji vedete se svým šéfem. Nebo stále doufáte v to, že z ní vyjde něco použitelného. Ať tak či tak, diskuze s danou osobou vás okrádá o váš čas. A toho je málo. Proto zvažujete, jestli ji máte ukončit nebo ještě počkat a doufat, že ji dotyčný ukončí sám.

Kdy máte diskuzi ukončit a kdy v ní setrvat?

Na to neexistuje jednoduchá odpověď. Někdy se vyplatí si počkat, protože:

• z diskuze nakonec něco vzejde;
• protože to není společensky vhodné (jednáte s výše postavenou osobou nebo s osobou, se kterou se ještě moc neznáte); nebo
• setrváním v diskuzi pěstujete vztah s protějškem.

A pak jsou situace, kdy je ukončení diskuze nejlepším řešením. Třeba když:

• se ta samá diskuze opakuje;
• protějšek znáte a víte, že k ničemu nedojdete; nebo
• vám hoří termín a tato diskuze může počkat.

O váš čas vás často okrádají stále ti samí lidé

Jsou typy lidí, kteří mají tendenci okupovat váš čas častěji než jiní. Říkám jim lidští časoví upíři. Jsou to vaši kolegové, podřízení nebo nadřízení. Proto se jich nemůžete zbavit a musíte se naučit s nimi vyjít tak, že množství času, o které vás oberou, bude co nejkratší.

Já jsem se nejčastěji setkávala s třemi typy lidských časových upírů. A během těch let jsem si vypracovala metody, jak s nimi celkem elegantně zatočit.

Časový upír č. 1 – rozlítané myšlenky

Myslím, že toto je nejzáludnější časový upír, a proto s ním začnu. Je to člověk, s kterým je diskuze plodná, jenže obsahuje spoustu odboček, zatáček a k cíli tak vede velmi pomalu. Od prvního tématu se zdánlivě nenápadně dostanete k tématu dalšímu a tak dál, aniž byste kterékoliv téma vyřešili. Každé jen načnete a už jste u dalšího. Pro netrpělivé a zaneprázdněné je to očistec. I když byste si rádi popovídali a odbočky vás zajímají, prostě na to nemáte čas.

Řešením je myšlenky tohoto člověka kočírovat. Převzít iniciativu a stále ho vracet k prvnímu tématu, dokud nebude dokončené. Až ho dokončíte, můžete hodit udičku z druhého tématu a tak dál, dokud se nedohodnete nebo vás nebude tlačit čas.

Snadno se to dělá s podřízeným, protože ten bude díky přirozené autoritě k manažerovi respektovat to, že diskuzi vedete vy. Podobně snadno se to dělá s kolegou, ale nejhorší je to s vaším šéfem. Tam už jste na tenkém ledě a musíte si dát pozor, abyste ho svým jednáním nenaštvali. Aby nezískal pocit, že přebíráte iniciativu, protože on je neschopný.

Váš šéf může nabýt dojmu, že jste netrpěliví nebo že spěcháte, ale nikdy nesmí mít pocit, že to nezvládá (i kdyby to tak náhodou bylo). Proto opatrně volte slova, kterými ho budete vracet zpět k původnímu tématu.

Uvedu vám pár příkladů, jak bych to formulovala já.

Prosím tě, teď jsem nepochopila, jaký je závěr z …, můžeš mi to prosím zopakovat?

Myslím, že jsme nedořešili …, můžeme se k tomu prosím vrátit a tohle začít řešit až poté?

Nestíhám tvé myšlenkové pochody, můžeme se prosím vrátit k prvnímu tématu, kde jsem se ztratila?

Společným rysem všech mých odpovědí je, že to svádím sama na sebe, a tak můj protějšek nikdy nemůže získat pocit vlastní neschopnosti. Zatím se mi vždy taková taktika vyplatila, i když jsem byla přesvědčena o tom, že chyba není na mé straně.

Časový upír č. 2 – nesamostatný

Tento typ upíra se většinou vyskytuje v řadách vašich podřízených. Je to člověk, který potřebuje všechno slyšet x-krát, než to konečně provede. Jako by se ujišťoval, že to opravdu chcete udělat a že to má udělat právě takto.

Nejdřív se takového člověka mezi čtyřma očima zeptejte, v čem je problém. Že jste si všimli, že chce věci x-krát zopakovat předtím, než je udělá a proč to dělá. Snažte se z něj získat důvod, s kterým byste mohli pracovat. Možná zjistíte, že je chyba ve vzájemné komunikaci a že on to potřebuje prostě jinak, než tomu bylo doteď. Například:

• může chtít opravdu detailní zadání, krok po kroku, zatímco vy mu sdělíte jen cíl;
• vy mu řeknete detailní provedení, ale jemu na něm něco nesedí. Ovšem bojí se vám to říct a proto se stále doptává a doufá, že na to přijdete sami;
• sdělíte mu zadání ve spěchu a nezeptáte se, jestli tomu rozumí;
• potřebuje čas na to, aby zadání zpracoval ve své hlavě a třeba za půl hodiny si to s vámi potřebuje znova projít, aby se ujistil, že tomu dobře rozumí;
• zatím nemá dostatek zkušeností a co se mu jeví na začátku jasné, pak jasné během samotného dělání není.

Těch možností je spousta a jak vidíte, ne vždy se musíte spokojit s tím, že on takový prostě je a že to nezměníte. I když někdy je to snazší než se dopátrávat důvodu, proč to tak je.

A pokud se vám nepodaří z něj nic rozumného vydolovat, zkuste sami přijít na to, jak ten čas strávený opakováním všeho zkrátit. Třeba využijte zadání e-mailem, aby se k tomu mohl kdykoliv vrátit apod. Nebo mu dávejte stále ty samé úkoly a teprve až vás k nim nebude potřebovat, přidávejte další.

Časový upír č. 3 – odmítavý

„To nejde“ nebo „takhle jsme to nikdy nedělali“ nebo „mám toho moc“ a podobné hlášky podřízených, kteří vám jsou schopni dát tisíc důvodů proč to nejde, proč to má dělat někdo jiný, proč to nestihnou apod. Kdyby místo této argumentace šli pracovat, měli by půlku práce hotovou. Aspoň tak to vidíte vy.

Ať už je takový váš podřízený nebo kolega, utněte vznikající diskuzi hned na začátku. Slušně, ale sebejistě. Obraťte jeho pozornost na nalezení důvodů, jak by to šlo, místo toho, aby plýtval svou mozkovou kapacitu na nacházení důvodů, proč to nejde. Zeptejte se ho, jak by to šlo udělat, a na dlouhou dobu se odmlčte, aby měl příležitost najít odpověď.