Co dělat když nestíhám I.

Dostali jste se do situace, kdy jste přestali stíhat? Vy i vaše oddělení? Už nejste schopni plnit všechny úkoly, které se na vás valí a neumíte se s tím poprat?

„Když nestíháš, tak přidej” je cesta k sebezničení

Já jsem v této situaci měla sklony k úplně blbému řešení. Prostě jsem začala víc pracovat a nutila jsem svůj tým dělat to samé. Jenže toto je velmi krátkozraká strategie, která pomůže překlenout nárazovité stavy, ale pokud je přebytek práce trvalý, nedá se tento způsob použít. A když už se ho pokusíte použít v dlouhodobém horizontu, nejspíš přijdete o lidi, zdraví nebo o oboje.

Krásně to vystihuje následující příhoda, kterou jsem kdysi slyšela a vždy si na ni v takových chvílích vzpomínám:

Dědeček jde po lese a vidí dřevorubce, jak kácí strom tupou sekerou, a říká mu: „Pane, tak si tu sekeru nabruste.“ Dřevorubec ale odpoví, že nemůže, že přece musí kácet a nemá na broušení čas.

Jak na dlouhodobé nestíhání práce

Takže pokud je přebytek práce trvalý, nezbývá nic jiného než se zamyslet nad tím, jak to dělat jinak. Nejdřív byste si měli položit následující otázky a po pravdě si na ně odpovědět. Možná najdete chybu u sebe a přebytek práce je jen problém vašeho řízení. I když se to nezdá, je to ta lepší varianta, protože s ní dokážete něco udělat.

Je problém nedostatku kapacit jen problémem vás jako manažera nebo celého vašeho týmu?

• Nestíháte jen vy svoji práci?
• Nebo nestíhají i vaši podřízení?
• Když část své práce delegujete na podřízené, budou stíhat?

Děláte detailní práci, kterou mají dělat vaši podřízení?

• Nenechali jste si po povýšení do role manažera část své původní práce?
• Neděláte práci podřízených, protože to uděláte lépe nebo rychleji?
• Neděláte práci místo podřízených, protože se vám nechce ji delegovat?
• Delegujete nové úkoly na své podřízené?

Máte dobře rozdělené činnosti mezi podřízené?

• Nemají někteří vaši podřízení naloženo málo práce a jiní více?
• Dělají schopnější podřízení náročnější úkoly a ti méně schopní rutinnější práci?
• Dělají podřízení takovou práci, na jakou mají schopnosti, znalosti a zkušenosti?

Máte dobře nastavené priority?

• Když dostanete nový úkol, přehodnotíte priority u těch stávajících?
• Dáte nové priority vědět svému oddělení?
• Neděláte vy nebo vaši podřízení neprioritní úkoly?

Informujete svého nadřízeného o tom, že vaše oddělení nestíhá?

• Řešíte pravidelně se svým nadřízeným časové kapacity vás i vašeho týmu?
• Pokud je nedostatek kapacit trvalý, řešíte možnosti navýšení kapacit týmu přes nábor nových lidí nebo brigádníků?

Diskutujete se svým nadřízeným o nových prioritách?

• Odmítáte úkoly, na které nemáte kapacitu?
• Když nejde žádný úkol odmítnout, ptáte se na priority mezi novými a stávajícími úkoly?
• Snažíte se dohodnout na posunutí neprioritních úkolů?

Řešíte podřízené, kteří nepracují efektivně?

• Dáváte svým podřízeným pravidelně zpětnou vazbu?
• Ukazujete podřízeným, jak se dá práce udělat efektivněji?
• Podněcujete ve svém týmu touhu dělat práci efektivněji?

Našli jste pomocí otázek nedostatky ve vašem způsobu vedení? Pokud ne, další tipy, jak získat víc času na práci, získáte tady. >>>