5 kroků k správně zadanému úkolu

V mých manažerských začátcích jsem se vše snažila udělat sama a na nikoho jsem práci nedelegovala. Měla jsem to vžité z předchozích pozic, kdy jsem byla tou výkonnou silou, na kterou bylo delegováno a která neměla na koho delegovat dál.

S tímto nastavením jsem samozřejmě brzy začala padat na pusu. Nedostávalo se mi času a práce spíš přibývala než že by ubývala.

Proto to netrvalo dlouho, než jsem delegování přišla na chuť. Jenže často jsem byla z výsledku, který mi podřízený odevzdal, zklamaná. Moje očekávání nebylo naplněno. Postupně jsem zjistila, že aby mé očekávání naplněno bylo, musím pracovní úkol správně zadat. Jedině tak má podřízený šanci mé očekávání naplnit.

Jak zadat úkol, abyste dostali očekávaný výstup

Jestli i vy chcete od podřízených dostat výsledek, který se kryje s vaším očekáváním, držte se následující osnovy.

Krok č. 1 – Cíl úkolu

Sdělení cíle je ta nejčastěji opomíjená věc. Nechápu sice proč, ale je tomu tak. Často se manažer uchýlí k tomu, že podřízenému řekne, jak má úkol udělat, ale vůbec mu nesdělí, proč to celé dělá. Přitom je to pro podřízeného klíčová informace:

• Podřízený se tak dozví, co se ve firmě děje. Získá tím pocit, že je zapojen do dění a že má jeho práce smysl. A to je pro vás jako manažera důležité, protože málokterý podřízený rád dělá práci, ve které nevidí smysl.
• Pokud je podřízený šikovný, můžete mu sdělit jen cíl úkolu a detailní provedení nechat na něm. Ať si sám vymyslí, jak úkol splní. Šikovné podřízené to motivuje. Naopak by je mohlo štvát, kdybyste jim detailně popsali, jak úkol provést. Mohli by nabýt dojmu, že si o nich myslíte, že na úkol nestačí, a proto jim ho do detailu popisujete.

Krok č. 2 – Informace nutné pro úspěšné zvládnutí úkolu

Druhá nejčastěji opomíjená věc. Někdy to ani neuděláte schválně, prostě si neuvědomíte, že určité informace víte jen vy. Nedostatek informací se však vždy promítne v kvalitě provedení úkolu.

Šikovný podřízený si potřebné informace sežene sám. V takovém případě pak vypadáte jako blbec, který není schopen své podřízené informovat. A to určitě nechcete, že? :)

Vždy se proto před zadáním úkolu zamyslete, které informace jsou pro jeho provedení důležité a nezapomeňte je podřízeným sdělit.

Krok č. 3 – Detailní postup

Když zadáváte úkol méně schopnému podřízenému, doporučuji ho zadat v jednotlivých krocích tak, aby se podřízený v jeho plnění neztratil. Pokud máte k dispozici více času, můžete nechat podřízeného jednotlivé kroky vymyslet a vy je jen odsouhlasíte nebo upravíte. To se hodí zejména v případě, že podřízeného chcete naučit samostatnému přemýšlení a provádění úkolů.

Taky není od věci detailní postup shrnout v bodech do e-mailu, aby se měl podřízený čeho chytit, když se ztratí a vy na něj zrovna nebudete mít čas.

Krok č. 4 – Termín dokončení

K termínu dokončení mám jen jednu drobnou radu. Vždy si nechte dostatečnou rezervu předtím, než máte skutečně úkol odevzdat. Co když budete muset celý úkol předělat? Tak ať vám na to zbyde dost času i při vaší normální práci.

Krok č. 5 – Průběžná kontrola

Nezapomeňte plnění úkolu průběžně kontrolovat, ať pak nejste překvapeni, co vám to podřízený odevzdal.

Je to vlastně jednoduché a logické, že? Uvidíte, že když se této osnovy budete držet, delegování vám přinese očekávané výsledky.