6 zlatých pravidel e-mailové komunikace

Chcete se vyhnout častým nešvarům, které v e-mailové komunikaci dělá kde kdo? Chcete být v e-mailové komunikaci úspěšní? Jste tu správně, v následujících odstavcích si osvojíte základní pravidla, která by měl každý manažer znát.

Musí to být nutně e-mail?

E-mail je pro mnoho z nás pohodlný, nacvakáme pár slov do klávesnice a odešleme. Nemusíme se s druhým vůbec potkat osobně, a přesto se spolu domluvíme.

Ale jde to i jinak. Chtějte se se svým protějškem potkat osobně. Možná vám to zabere více času, ale za ten čas navíc se vzájemně poznáte a zjistíte vzájemná očekávání. Nehledě na to, že jedině díky osobnímu setkání si utvoříte osobní vztah.

A právě osobní vztah je tak důležitý. Chcete mít dobrou kariéru? Pak se o vás musí ve firmě vědět a mluvit. Musí vás hodně lidí znát a oceňovat vaši práci. Osobním vztahem můžete vaší pověsti zásadně přilepšit. Když si se svým protějškem popovídáte o společných zálibách, hned vás bude posuzovat nejenom z pracovní stránky, ale i osobní. A máte přesně to, co jste chtěli.

Víte, co chcete e-mailem sdělit?

Začínáte psát e-mail a až během psaní si v hlavě skládáte myšlenky? A hlavní myšlenku e-mailu zjistíte až po jeho dopsání? Zkuste si své myšlenky utřídit ještě předtím, než se do psaní pustíte a pak to jen nacvakejte do klávesnice. Ušetříte tak čas věnovaný přepisování e-mailu do podoby, s kterou budete spokojeni.

Emoce do firemního e-mailu nepatří

Až e-mail dopíšete, hned ho neposílejte a na hodinu či dvě ho odložte. Mezitím vyprchají emoce, které jste při jeho psaní měli. Poté si e-mail znovu přečtěte a snažte se při jeho čtení oprostit od vašeho postoje a čtěte ho jako adresát.

Po jeho přečtení si odpovězte na následující otázky:

• Je text e-mailu dobře čitelný?
• Je z e-mailu jasně znát vaše stanovisko?
• Neurážíte v něm adresáta, jeho tým nebo jeho práci?
• Je e-mail napsán tak, že když byste ho rovnou posílali vašemu nadřízenému nebo nadřízenému adresáta, napsali byste ho stejně?

Uvědomte si, že e-mail je takový oběžník. Lidé si ho přeposílají dál a dál. Takže je lepší ho napsat neutrálně, než se pak před svým šéfem omlouvat za to, co jste v něm napsali.

Také si uvědomte, že každý z nás si e-maily čte v jiném rozpoložení a formulace, kterou vy považujete za neutrální, pro něj neutrální být nemusí. Určitě to znáte i z osobního života – přijde vám sms, vy se naštvete, jak to někdo mohl takto myslet a když si o tom pak osobně promluvíte, zjistíte, že jste si to jenom jinak vyložili. To samé se stává ve firemní komunikaci a je vhodné tomu předcházet a nedělat si zbytečně nepřátele.

Struktura je základ

Představte si, že jste plně vytížení a přijde vám sáhodlouhý e-mail. Budete mít trpělivost ho poctivě přečíst nebo ho jen přelétnete očima, abyste zachytili důležité věci? Asi ho jen přelétnete očima.

Jaké poučení z toho plyne?

• Snažte se každý e-mail psát co nejstručněji.
• Používejte odrážky a číslování.
• U dlouhého e-mailu napište nejdůležitější informace hned na začátek, kdy je ještě šance, že ho protistrana čte důkladně.

Do kopie dám…

Nešvar moderní doby, dávat do kopie každé „nádraží“. Mě osobně uráží e-maily, ve kterých jsem adresátem a v kopii je deset lidí, kteří tam nutně nemusí být.

Do kopie dávejte jen toho, koho se to týká:

• Lidi, kteří informaci z e-mailu potřebují ke své práci.
• Vašeho podřízeného, který to má na agendě.
• Vašeho nadřízeného, pokud jste s ním domluveni, že bude v kopii tohoto typu e-mailu.
• Vašeho nadřízeného, pokud je vám jasné, že jste malá ryba a že budete potřebovat jeho podporu.
• Vašeho nadřízeného, pokud je to pro adresáta signál, že má konečně hýbnout zadkem a něco udělat.

Vykřičníky a smajlíky jsou pro kamarády

Nikdy, ale opravdu nikdy, nepoužívejte vykřičníky. Okamžitě tím dáváte adresátovi najevo emoci rozčilení nebo výhružky. A to do byznysu nepatří.

Se smajlíky to je těžší. Pokud máte s adresátem dobrý osobní vztah, proč je do e-mailu nenapsat. Ale zase si dopředu uvědomte, komu všemu se e-mail může dostat do ruky a podle toho smajlíky napište nebo vynechejte.

Hodilo by se vám víc jednoduchých návodů pro každodenní manažerské situace?

MANUÁL ZAČÍNAJÍCÍHO MANAŽERA

Jedinečná příručka pro všechny začínající manažery, která vás úspěšně provede prvním rokem vaší manažerské kariéry.

Chci vědět víc!