3 zásadní chyby při delegování

Chyby, které způsobují, že se vašim podřízeným s vámi nepracuje dobře. Důsledkem je to, že pracují pomalu a nekvalitně. A to určitě nechcete.

Tyto chyby jsou časté a ne vždy je ve vaší moci je kompletně odstranit. Přesto vám ukážu možnosti, jak s nimi pracovat, abyste minimalizovali jejich negativní důsledky.

Nedopřejete jim klid a čas na dokončení úkolu

Znáte hlášku „už tam budem“? Tohle je její pracovní obdoba.

Ptáte se podřízených, jestli už to mají, přestože zadaný termín je ještě daleko nebo jste jim úkol právě zadali a je celkem zřejmé, že na jeho dokončení potřebují víc času?

Samozřejmě je nutné se podřízených průběžně ptát na postup v zadaných úkolech. To nijak nerozporuji. Je ale nevhodné jim stát za zády a ptát se, jestli už to mají.

Generální ředitel jedné z firem, kde jsem pracovala, měl ve zvyku si občas osobně zajít pro požadované informace. Vypadalo to tak, že došel k pracovnímu stolu daného zaměstnance a řekl si o potřebné informace. A čekal u jeho stolu, než mu je zaměstnanec dal.

Jednou takhle překvapil mého podřízeného. Párkrát se generál zeptal, jestli už to má, čímž jeho nervozitu ještě vystupňoval. Bylo to jasně poznat podle zběsilého pohybu myši na monitoru. A generál mu se slovy „don’t be nervous” začal masírovat ramena, aby se uvolnil. 😊

Přestože se generál snažil nervozitu mého podřízeného snížit vtipem a masáží, samotný fakt, že za ním stojí o 4 pozice výš postavený člověk a čeká na odpověď na svůj dotaz, ho nemohla uklidnit.

Proto i když budete na úkol spěchat, a to jistě mnohdy budete, neznervózňujte podřízené tím, že se jich každou chvíli budete ptát, jestli už to mají. Přidáváte jim tak další porci stresu a přerušujete jejich myšlenkové pochody, takže jsou ve finále pomalejší.

Snažte se udržet a najít si mezitím jinou práci, abyste nebyli tak nervózní. Dejte jim klid a čas na dokončení úkolu, který jste jim zadali.

Neustále měníte priority

Sdělíte svým podřízeným priority pro daný den a během dne je x-krát změníte.

Je jasné, že se priority v čase mění. V některé práci k tomu bude docházet častěji než v jiné, protože je prostě povaha práce taková. Nebo vám změnu zadá váš šéf a vy nemáte šanci to ovlivnit.

Přesto můžete udělat to, že:

• když bude změna priorit čistě ve vaší režii, důkladně si promyslíte, jestli je vůbec nutná a proč.

Až budete mít promyšlené proč, řeknete to svým podřízeným. Ať pochopí důvody, které za změnou jsou. Že to není váš rozmar nebo prudění.

Tím, že podřízeným na rovinu řeknete své důvody ke změně:
– je vtáhnete do dění ve firmě;
– jim ukážete své přemýšlení a naučíte je tak přemýšlet jako vy (což vám v budoucnu usnadní práci);
– změna priorit jim dá smysl.

• když změnu priorit nařídil váš šéf, můžete si promyslet, jak ji sdělit tak, aby ji podřízení pochopili a vzali. A pak jak její dopady minimalizovat. Jak zařídit, že se program vašich podřízených kompletně neotočí naruby.

Nedodáte dostatek informací

Představte si, že vám šéf zadá úkol: „připrav trávník na sezónu”. Když tento úkol budete dělat po x-té, nejspíš nebudete potřebovat znát jednotlivé kroky, protože už je znáte.

Pokud je ale údržba trávníku pro vás nová věc, budete tápat. Asi vás napadne ho posekat. Možná ho pohnojíte. A někde jste slyšeli o vertikulaci, tak se podíváte na internet a něco si o tom zjistíte. Pak budete přemýšlet o pořadí jednotlivých kroků. Celkově na přípravě strávíte x hodin. Kdybyste měli dost informací přímo od šéfa, tento čas byste strávili samotnou prací.

Každý váš podřízený se vyskytuje někde mezi těmito dvěma extrémy – nováčka a zkušeného. A podle toho k tomu taky musíte přistupovat. Přizpůsobit zadání tomu, jaké znalosti a zkušenosti podřízený má a co čekáte, že zvládne sám.

Pro začátek se zamyslete nad těmito body a co z nich už podřízený ví a zná a co mu budete muset říct:

• Jaké jednotlivé činnosti má udělat.
• V jakém pořadí ty činnosti má udělat.
• Kde si má sehnat potřebné vybavení/informace.
• Kdo mu s tím může pomoci nebo poradit, když si nebude vědět rady.
• Jaké jsou termíny.
• S kým má spolupracovat.
• Jaké kontroly má provést.