Jak řešit chyby podřízených?

Máte v týmu někoho, kdo nepracuje tak, jak byste od něj očekávali? A chcete to řešit a ideálně opravdu vyřešit?

Předtím, než na podřízeného vybafnete, že něco dělá špatně, je dobré se na to důkladně připravit. A tou přípravou nemyslím jen to, co mu řeknete a co po něm budete chtít. Je dobré jít o krok zpět a začít u sebe.

Když jsem převzala tým pod svém šéfovi, měla jsem dvě neobsazené pozice. Proto jsem byla v neustálém shonu a neměla jsem čas s podřízenými řešit jejich chyby a dotazy, přestože jsem se snažila si na to najít čas.

A když už těch chyb a nechtěných výsledků bylo moc, měla jsem chuť seřvat kohokoliv za cokoliv. Většinou jsem se ovládla a nikdo to neschytal. Ale vřelo to ve mně dost a určitě to bylo na mém jednání a chování znát.

Právě na tom jsem si uvědomila, že i když není času nazbyt, je nutné řešit chybovost podřízených a také se podívat na to, jestli to nejsem já, kdo tu chybovost zapřičinil.

Co dělá špatně?

Nejprve si uvědomte, co přesně chcete podřízenému vytknout. Co podle vás dělá špatně. A jaké to má důsledky.

Teď si uvědomte, jestli nemůžete mít na té chybě i svůj podíl:

• Zadali jste mu úkol správně? Dodrželi jste 5 kroků k správně zadanému úkolu?
• Ujistili jste se, že zadání rozumí a že ví, co má dělat?
• Byli jste tu pro něj, když si nevěděl rady a žádal vás o pomoc, nebo jste ho odbyli s tím, že nemáte čas a ať to nějak vyřeší sám?
• Kontrolovali jste průběžně plnění úkolu a nespoléhali se na to, že i bez toho to dobře dopadne?

Někdy je bohužel chybovost podřízených naše vina, i když to samozřejmě neděláme záměrně.

Je to poprvé nebo se to stávalo již dříve?

• Pozorujete tuto chybu poprvé nebo je to opakující se chyba?
• Už jste s ním tuto konkrétní chybu diskutovali?
• Říkali jste mu, jak to má dělat správně a proč?

Upřímně si odpovězte na tyto otázky. Pomůžou vám vést rozhovor s podřízeným neutrálně a efektivně.

Rozhovor totiž povedete jinak, když se jedná o první chybu tohoto druhu a jinak, když je to opakující se chyba a už jste ji s podřízeným rozebírali. V druhém případě budete muset navázat na ten první rozhovor a najít příčinu toho, proč se minul účinkem.

Jestli jste tuto chybu s podřízeným ještě neřešili, nenecháte se strhnout k zobecnění typu „ty to stále děláš blbě“. Protože pokud jste mu to ještě neřekli, tak takovéto vyjádření je nejen neférové, ale hlavně vašemu podřízenému dává signál, že je jedno, co udělá, protože vy to stejně budete posuzovat svoji neférovou optikou.

Jak to má dělat správně?

Připravte si konkrétní postup, jak to má být správně. Jak s tím budete spokojeni.

Tady se prosím nenechte strhnout svou představou ideálního provedení. Připravte se i na možnost, že jiné než vaše provedení může být stejně kvalitní, ne-li lepší. Proto svůj ideální postup mějte připravený a nabídněte ho, ale předtím se klidně zeptejte, jak by to udělal podřízený, když už je poučen o tom, proč je jím použitý postup špatný a jaký má být výsledek. Nechte ho samotného vymyslet vhodné řešení.

Teď máte všechno připraveno a můžete jít na rozhovor.

Jak má probíhat samotný rozhovor?

Sedněte si s podřízeným někam do zasedačky, mimo ostatní podřízené a kolegy.

• Sdělte svému podřízenému, co hodláte probírat.
• Začněte tím, že ho seznámíte s tím, v čem jste našli chybu a jaký má tato chyba důsledek (pokud to není naprosto evidentní).
• Poté mu dejte prostor, aby se k tomu vyjádřil. Tím nemyslím, abyste ho nutili k přiznání, že chybu udělal. Ale aby měl možnost vám sdělit, co ho vedlo k tomu, aby to udělal právě tak, jak to udělal.

Je pravděpodobné, že z něj nic kloudného nedostanete, ale tento krok vám někdy může přinést skvělý aha moment, kdy se dozvíte něco, na co byste sami nepřišli.

Kromě toho je toto projevem respektu k práci a přemýšlení podřízeného a respekt je něco, co chcete ve svém týmu podporovat. Protože váš respekt k podřízeným = respekt podřízených k vám.

• Nyní nastává čas se zeptat, jaký postup by podřízený zvolil, když teď ví, co je na jeho práci chybně. Klidně mu ještě zopakujte kýžený výsledek. Ať ví, čeho potřebuje dosáhnout a má tak možnost vymyslet řešení, které je v souladu s požadovaným výsledkem a jeho způsobem práce.

Tento krok bude mít různou podobu u různých podřízených. U těch méně zkušených a zdatných pravděpodobně skončí tím, že podřízený nic nevymyslí sám a místo toho mu přednesete vaše řešení jako to jediné správné.

Zkušený a zdatný podřízený však může přijít na neotřelé řešení a na vás je, abyste ho posoudili a buď ho z relevantního důvodu zamítli (a samozřejmě vysvětlili proč ho zamítáte) nebo povolili.

Na co si dát pozor?

Při všech zpětných vazbách (a toto zpětná vazba je) platí, že hodnotíte výkon podřízeného. Nikdy ne jeho samotného, ale práci, kterou dělá.

Stejně tak platí, že uvádíte konkrétní úkoly, výsledky, u kterých jste našli chybu. Nikdy nezobecňujete, i když je to lákavé a méně pracné na zdůvodnění.

Pár závěrečných tipů

• Když se jedná o drobnou chybu, kterou udělal jindy svědomitý a šikovný podřízený, který nemá tendenci své chyby svalovat na ostatní nebo je popírat, můžete to řešit u pracovního místa okamžitě, jakmile na chybu narazíte. Pokud si ovšem nejste reakcí podřízeného jisti nebo se rozhovoru bojíte, raději si ho vezměte stranou.
• Se zpětnou vazbou neotálejte. Řešte to s podřízeným co nejdříve to půjde. Jednak to budete mít oba ještě v živé paměti a taky tím zabráníte dalším chybám.
• Nebojte se chyby řešit. Vím, jak je těžké jít poprvé do konfrontace s podřízeným, kdy nevíte:
  •  jak máte mluvit,
  • co máte říkat,
  • jak se máte tvářit a chovat,
  • kdy se bojíte reakce podřízeného, jeho odmítání chyby, svalování na ostatní nebo jakéhokoliv jiného odporu.

Jsou to všechno naprosto normální strachy, které si každý manažer prožije mnohokrát. Nenechte se jimi zastrašit a jděte do toho, protože jedině tak se to naučíte a zbavíte se chybovosti.

• Když se stejná chyba opakuje i přes vaši pravidelnou zpětnou vazbu, je na čase si přečíst článek Co dělat, když zaměstnanec nepracuje podle vašich představ a zařídit se podle něj.
• V předejití chybovosti vám pomůže taky správné nastavení cílů a očekávání a jeho provázání na odměňování.

Máte další tipy, jak řešit chybovost podřízených? Řešíte to jinak než já? Napište mi to do komentářů.