Co dělat když nestíhám II.

V minulém článku jsem se zaměřila na to, zda nestíhání vašeho oddělení není způsobené nedostatky ve vašem vedení. Pokud jste shledali, že tomu tak není, je čas na přehodnocení činností vašeho oddělení. Obzvláště pokud jste po svém nástupu na pozici manažera neudělali v rozdělení agendy vašeho oddělení žádné změny, je možné, že současné rozdělení není úplně vhodné.

Když jste neshledali žádné nedostatky ve vašem způsobu vedení, musíte se podívat na to, zda je možné práci vašeho oddělení přeorganizovat a uvolnit tak časové kapacity.

Je totiž pravděpodobné, že někteří podřízení nemají naplněné kapacity a jiní se naopak můžou přetrhnout. Někteří podřízení mohou dělat práci, na kterou nestačí nebo naopak kterou už mají v malíku a která už je nemotivuje k podávání lepších výkonů.

Zmapujte veškeré činnosti vašeho oddělení

Prvním krokem je zmapování veškerých činností vašeho oddělení. Zabere to kvantum času, ale vyplatí se to. Pokud jste to udělali hned na začátku vašeho manažerského působení, tak jen seznam zrevidujete. A pokud jste to z jakéhokoliv důvodu neudělali, teď je na to ten správný čas.

Při mapování veškerých činností vašeho oddělení byste měli projít všemi kroky níže.

• Sepsat si veškeré činnosti vašeho oddělení

Nejdříve si udělejte seznam veškerých činností, které děláte vy a vaše oddělení. Až toto budete mít hotové, nezapomeňte si seznam ověřit u svých podřízených. Je pravděpodobné, že jste některou jejich činnost zapomněli nebo o ní dokonce nevíte.

• U každé činnosti určit, kolik času zabere

Sami, nebo s pomocí svých podřízených, určete, kolik času je potřeba k vykonávání dané činnosti.

• U každé činnosti určit, jaké schopnosti a znalosti jsou k jejímu provedení potřeba

Provedení každé činnosti vyžaduje jiné schopnosti a znalosti. Zamyslete se nad tím a u každé činnosti si ty vyžadované schopnosti a znalosti napište.

• U každé činnosti určit, jak moc je její dělání náchylné k chybám

Každá činnost je jinak náchylná k udělání chyby. Stejně tak každá činnost vyžaduje jiné způsoby kontroly a hledání případných chyb.

• Určit strategické činnosti

Ze všech činností vašeho oddělení určete ty, které jsou strategické. Také určete činnosti, které jsou hodně na očích a díky kterým se o vás může ve firmě vědět a ty zařaďte mezi strategické.

Projděte si schopnosti a znalosti svých podřízených

Když máte seznam úkolů úplný, projděte si schopnosti a znalosti svých podřízených. Zaměřte se i na to, jaké ambice jednotliví podřízení mají, jestli chtějí dělat různorodou práci nebo jim vyhovuje rutina.

Přiřaďte ke každému úkolu člověka, který ho bude mít na starosti

Přiřaďte jednotlivé činnosti k jednotlivým podřízeným (nebo k vám). Pravidlem je, že strategické věci si děláte sami. Nestrategické, avšak důležité úkoly, děláte vy nebo ten nejschopnější z vašich podřízených pod vaší kontrolou. Ostatní činnosti rozdělujete mezi své podřízené tak, aby měli naplněnou kapacitu, na úkoly stačili a zároveň to pro ně byla drobná či větší výzva (pokud teda o výzvy stojí).

Podařilo se? Zabralo to určitě hodně času, ale ze své zkušenosti můžu říct, že se to vyplatí. Zvlášť pokud to děláte poprvé. Další revize můžete dělat pravidelně třeba po čtvrt roce. Zaberou vám už minimum času a zvládnete je udělat z hlavy.

Hodilo by se vám víc jednoduchých návodů pro každodenní manažerské situace?

MANUÁL ZAČÍNAJÍCÍHO MANAŽERA

Jedinečná příručka pro všechny začínající manažery, která vás úspěšně provede prvním rokem vaší manažerské kariéry.

Chci vědět víc!