6 vychytávek, s kterými zvládnete víc práce za stejný čas

Ráno přijdete do práce se smělými plány, co všechno dnes uděláte a na konci dne si jen zoufale povzdechnete, že ani dnes to nevyšlo? Den máte rozsekaný různými schůzkami, neustále vám někdo volá a vaši podřízení jsou u vašeho stolu vaření pečení? Čas na soustředěnou práci by se dal odměřit na minutce a to vám prostě k dokončení práce nestačí?

I za takových podmínek se dá pracovat

Můj pracovní den vypadal takto:

• Hned ráno na mě vykouklo deset nových e-mailů s nějakými požadavky. Některé šly delegovat, jiné ne. Některé se daly vyřešit během minuty, jiné vyžadovaly pár dní práce.
• Můj kalendář, už tak plný schůzek, se od předchozího dne ještě více zaplnil. Z celého dne mi zbyly třeba 4 půlhodinové mezery času na práci a občerstvení.
• V průběhu dne se pak přidávaly další úkoly.
• Šance najít delší soustředěný čas na práci, kdy by se daly dokončit náročnější úkoly, se blížila nule.

Přesto se mi podařilo přijít na pár vychytávek, díky kterým jsem se mohla lépe soustředit a ve výsledku udělat víc práce za stejný čas. Vyzkoušejte je sami a uvidíte.

Drobné změny s překvapivě velkým efektem

1. Naplánujte si soustředěný čas na práci

Jako první ze všeho jsem si v kalendáři vyblokovala soustředěný čas na práci. Každý den odpoledne ve stejnou dobu. Mí nejbližší spolupracovníci věděli, že je to čas na mou práci, kdy nechci být rušena. Ale že když budou mít něco opravdu urgentního, budu jim samozřejmě k dispozici.

Dala jsem jim seznam urgentních věcí, s kterými mě mohou rušit. Tento seznam se postupem času doplňoval, jak přicházely nové situace, které mě dopředu nenapadly. Vše ostatní muselo počkat na později.

Během této doby jsem dělala jen ty činnosti, která vyžadovaly plné soustředění po delší časovou dobu. Snažila jsem se nekontrolovat e-maily, nebrat telefony a nenechat se rušit jinými vlivy, kterými náš open space oplýval.

Soustředěnou práci jsem si vůbec neplánovala ve dnech, kdy jsem očekávala hodně urgentních dotazů. Typicky to byly měsíční závěrky, dokončení plánu nebo jiné termíny, kdy jsem musela být neustále k dispozici.

2. Když nechcete být rušeni, dejte to svému týmu vědět

Zní to banálně, ale určitě nebudete chodit za svým týmem pokaždé, když nechcete být rušeni a říkat jim, že vás nemají rušit. Když máte svou vlastní kancelář, máte vyhráno. Jednoduše si zavřete dveře. Ale když pracujete v open space, automaticky se předpokládá, že k vám může kdokoliv kdykoliv přijít a vyrušit vás.

Proto jsem se s týmem dohodla na poznávacím znamení, podle kterého se mohli řídit. Na paravan u mého pracovního stolu jsem umístila domluvenou věc a ta signalizovala, že se soustředím a nechci být až na urgentní případy rušena. Když tam domluvená věc nebyla, mohli za mnou přijít kdykoliv a s čímkoliv.

Ubyla mi tak aspoň část narušitelů mé soustředěné práce.

3. Drobné úkoly vyřešte hned

Pokud používáte e-mail, jistě to znáte. Dole v rohu obrazovky problikne nový e-mail a vaše soustředění na aktuální činnost je ta tam.

Já si e-mail hned otevřela, zjistila, o co jde a neurgentní věci odložila na potom. Jenže se mi čtením e-mailu přerušila nit myšlenek vztahující se k původní činnosti a zabralo mi zase nějakou dobu se do původní činnosti dostat zpět.

Proto jsem drobné úkoly začala řešit hned. Podmínkou bylo vyřešení do 5 minut (= čas potřebný k znovu prostudování e-mailu a dostání se zpět do původní činnosti).

Když jsem vyřešení odhadovala na delší dobu, přidala jsem to na seznam úkolů a vrátila se k původní činnosti.

4. Neberte telefony

Telefon mi zvonil neustále a většinou z toho vyšly nové úkoly. Naštěstí jsem pracovala v takovém oddělení, kde nebylo nutné telefon hned zvednout. Proto jsem v době plného soustředění telefon ztišila a nezvedala, aby mě to nerušilo.

Samozřejmě to nemůžete praktikovat u všech telefonátů. Nejspíš vás ani nenapadne hned nezvednout telefon svému šéfovi nebo jiným vysoce postaveným manažerům vaší firmy nebo dokonce klientům. Stejně tak když čekáte na důležitou informaci, nebudete riskovat, že se později volajícímu nedovoláte.

Ale v situacích, kdy víte, že po vás volající něco bude chtít a s nejspíš to počká, než svou práci dokončíte, telefon nezvedejte a zavolejte zpět později.

S tímto opatřením jsem zažila i dost zábavy. Mé pracovní místo bylo hned u okna a bylo na mě dobře vidět z jiných oddělení. A tak se mně často volající ptali, jestli mi telefon funguje, když ho nezvedám a evidentně tam jsem. 😊

5. Nezapomínejte se pravidelně najíst

Jestli se vám někdy stává, že v průběhu dne ztratíte energii a přestane vám to myslet, možná je na vině hypoglykémie. Já jsem na hypoglykémii expert. Když se včas nenajím, přestane mi to myslet a stane se ze mě fúrie, která seřve kohokoliv za cokoliv. Odnesou to i ti, co za nic nemůžou a jen se mi připletou do cesty.

Oba projevy jsou na manažerské pozici silně nežádoucí. Myslet musíte pořád a neovládat své chování také není žádná výhra.

Jenže když máte jednu schůzku za druhou a na nich se nehodí jíst, nemáte moc možností, jak se hypoglykémii vyhnout. Leda tak mezi schůzkami pojídat čokoládu, ale to by se mohlo stát, že brzy budete schůzovat na chodbě, protože neprojdete dveřmi. 😊

Přestože jsem čokoholik a dveřma jsem zatím vždy prošla, nešla jsem cestou pojídání čokolády pro rychlé doplnění energie. Místo toho jsem si každý den do kalendáře naplánovala 15 – 30 minut na svačinky (samozřejmě i na oběd). A když mi svačinka nevyšla, přinesla jsem si na schůzku smoothie. Popíjení čehosi nebylo tak nevhodné jako křoupání jídla.

6. Najděte si místo, kde se budete moct v klidu soustředit

Když se potřebujete soustředit a nechcete být rušeni, zkuste si najít místo, kde vás nikdo nenajde a kde budete moct v klidu pracovat. Já jsem často využívala zasedačku. Zavřela jsem se tam a měla klid. Nikoho nenapadlo se po mně shánět, když viděl v kalendáři vyblokovaný čas nějakou schůzkou.

Alternativně můžete chodit po prostorech vaší firmy nebo venku mimo budovu, jestli se vám lépe soustředí při chůzi. Když nebyly volné zasedačky a nepotřebovala jsem k práci počítač, chodila jsem po schodech. Fyzická námaha mi okysličila mozek a hned mi to myšlení šlo líp.

Nejhorší je nedostatek času neřešit

Nebudu vám tvrdit, že díky těmto vychytávkám stihnete vždycky všechnu práci. To bych vám lhala. Ale určitě si s nimi lépe zorganizujete svůj pracovní čas a získáte čas na dokončení aspoň části vašich úkolů.

Zásadně se ale věci pohnou dopředu až ve chvíli, kdy zmáknete standardní manažerské činnosti. Až pro vás bude samozřejmé delegovat většinu své práce na podřízené, učit je a předávat jim své zkušenosti, zároveň je motivovat k lepším výkonům… Teprve pak za vás udělají většinu práce a vám se seznam úkolů citelně zmenší.

Těch manažerských činností, které vám uvolní ruce od práce, je mnohem víc. Detailně o nich píšu v Manuálu začínajícího manažera, který je tady. >>>