Udělal jsem chybu. Co s tím?

Stala se chyba. Přesněji řečeno jste udělali chybu. A jako na potvoru to není ledajaká chyba. Má velký dopad. Vůbec netušíte, jak se to mohlo stát, protože takovou chybu snad ani není možné udělat. Stydíte se za ni.

Když jsem poprvé sestavovala finanční plán pro celou banku, byla jsem z toho celá nesvá. Bylo tam takových věcí, kterým jsem pořádně nerozuměla, ale které bylo nutné naplánovat správně. Bankovní byznys je ostře hlídaný Českou národní bankou a hloupá chyba v plánu může způsobit pořádný bolehlav celému vedení banky. A to vše kvůli jediné blbé chybě. Kvůli mé chybě.

Samozřejmě se mi takových chyb podařilo dost. Většinou to bylo z mé neznalosti a ne kvůli tomu, že bych něco opomenula. Ale podobně jako neznalost práva neomlouvá, to samé bylo u mé agendy. Prostě všem bylo jedno, že tomu nerozumím. Měla jsem si to zjistit, poradit se se šéfem nebo jakkoliv jinak zajistit, že to bude správně. A že jsem na to neměla kapacitu, to byl také můj problém :)

Přišli jste na chybu

Když ve své práci (nebo v práci svého týmu) objevíte chybu, určitě se k ní přiznejte co nejdřív. Nemá smysl se ji snažit zatajit, protože se na ni dřív nebo později stejně přijde.

Podle toho, o jakou chybu jde, může včasný zásah její dopad úplně eliminovat. Takže seberte odvahu, sedněte si se svým šéfem a sdělte mu tu neradostnou novinu.

Ještě předtím si ale promyslete, jaké jsou možnosti nápravy, co pro to můžete udělat vy a co váš šéf. Ať jste na rozhovor s ním důkladně připraveni.

Jak zamezit dalším chybám?

Chybu už neodčiníte, ale můžete zabránit tomu, aby se příště stalo něco podobného. Já se vždy zamyslela nad následujícím:

Přijděte na to, proč se chyba stala.

• Bylo to z neznalosti?
• Chyběly vám nebo vašim podřízeným zkušenosti nebo schopnosti?
• Je špatně nastavený proces pro tento úkol?
• Měli jste vy nebo vaši podřízení málo informací? Nebo jste některé informace svému týmu nepředali?
• Bylo na úkol málo času nebo jste byli přetížení?
• Neprovedli jste důkladnou kontrolu?

Vymyslete, jak se příště dá stejné nebo podobné chybě zabránit.

• Pokud chyba vznikla z neznalosti nebo nedostatečných zkušeností a schopností někoho z podřízených, zauvažujte nad tím, kdo z týmu by byl vhodnějším kandidátem na dělání takové práce. U kterého by riziko chyby bylo minimalizované. Když nikoho takového nenajdete nebo nechcete tento typ práce přesouvat někomu jinému, naučte svého podřízeného vše, co ke správnému provedení práce potřebuje.
• Pokud chyba vznikla z neznalosti nebo nedostatečné zkušenosti vás, požádejte svého šéfa, ať vám vše vysvětlí a naučí. A příště, až budete pracovat na úkolu, pro který se necítíte dostatečně zkušený, dohodněte se se šéfem na tom, že vás bude během práce na úkolu mentorovat a výsledek vám důkladně zkontroluje. Nebojte se, že by vás šéf poslal někam, je i v jeho zájmu, abyste chyby z neznalosti nedělali.
• Pokud chyba vznikla v důsledku přepracovanosti nebo šibeničního termínu, zkuste příště se svým šéfem dohodnout posunutí termínu, nastavení jiných priorit nebo aspoň jeho kontrolu.
• Pokud za vznikem chyby stál špatný proces, vymyslete, jak ho přenastavit tak, aby k tomu již nedošlo.
• Pokud chyba vznikla z toho důvodu, že jste vy nebo někdo jiný nepředali potřebné informace vašemu týmu, zajistěte nápravu. Zahrňte krok předání informací do standardizovaného procesu nebo si to ohlídejte u nepravidelných úkolů.
• Pokud chyba vznikla nedostatečnou kontrolou z vaší strany, zahrňte kontrolu do procesu nebo pokud se nejedná o standardizovanou práci, vyhraďte si na kontrolu dostatek času před odevzdáním.

Identifikujte další úkoly, u kterých by se podobná chyba mohla také vyskytnout.

Projděte si i ostatní úkoly svého oddělení a zamyslete se nad tím, zda se stejný důvod chyby nemůže opakovat i u nich.

Sdělte šéfovi, jaké kroky jste podnikli k zamezení dalších chyb

Upokojte svého šéfa tím, že mu předložíte analýzu toho, jak k chybě došlo a co jste podnikli k tomu, aby už k ní znova nedošlo. Bude to sice chabá náplast na to, že se chyba stala, ale aspoň tím šéfovi ukážete, že myslíte dopředu a chcete mít věci v pořádku. Jen si pak ohlídejte, že nápravná opatření opravdu zafungují a ta samá chyba už se nestane.

Dobrá zpráva nakonec. Pokud uděláte nějakou chybu, můžete si být jisti, že příště se už ta samá chyba nestane. Uděláte totiž nějakou jinou :)

Na co si ještě dát pozor

Každý by tipoval, že častější budou chyby u nepravidelných úkolů, kde není nastaven standardizovaný proces a kde je tudíž větší zodpovědnost jednotlivého podřízeného. Nicméně z mé zkušenosti vyplývá, že u nepravidelných úkolů si každý podřízený dá záležet víc jak u těch pravidelných. Pravidelné úkoly jsou často rutinní záležitostí a vyžadují menší soustředění, než by bylo záhodno. Pravděpodobnost chyby je pak větší (samozřejmě toto platí jen pro zkušené podřízené, kteří na provedení úkolu mají dostatečné zkušenosti a schopnosti).

Stejně tak manažer obvykle více kontroluje nepravidelné úkoly než ty pravidelné. Takže vám doporučuji, abyste si vyhradili nějaký čas na namátkovou kontrolu pravidelných činností a nespoléhali se na to, že když to bylo dobře už tolikrát, tak to bude dobře pokaždé.

Hodilo by se vám víc jednoduchých návodů pro každodenní manažerské situace?

MANUÁL ZAČÍNAJÍCÍHO MANAŽERA

Jedinečná příručka pro všechny začínající manažery, která vás úspěšně provede prvním rokem vaší manažerské kariéry.

Chci vědět víc!