Jak získat plný výkon nového podřízeného co nejdříve po jeho nástupu?

Vzpomínáte si na své první dny v nové práci? Byli jste nejspíš nervózní, jestli to všechno zvládnete. Nikoho jste neznali. Práci jste třeba nerozuměli. A možná nebyl nikdo, kdo by se vám věnoval. Ani šéf, ani kolegové.

Tak přesně takhle se cítí vaši noví podřízení. Vy jako manažer můžete přispět k tomu, jaký první dojem v novém podřízeném zanecháte. A to v dnešní době, kdy je nedostatek zaměstnanců, pro vás může být fatální. Není totiž nic výjimečného, že vám nový zaměstnanec dá sbohem již během zkušební doby, protože mu někdo nabídl lepší pozici nebo mzdu.

Když se novému podřízenému budete dostatečně věnovat během prvních pár dní po jeho nástupu, nejenom že na něj uděláte dobrý dojem, ale taky rychle nabere plnou výkonnost. Vám se tak uleví. Už si nebudete muset lámat hlavu tím, kdy to všechno stihnete udělat. Získáte dobře odvedenou práci a volný čas.

Co pro to máte udělat?

Sepsala jsem pro vás 6 kroků, které jsou důležité pro hladké zapojení nového zaměstnance do práce. Některé z nich jsou celkem samozřejmé a určitě byste je nevynechali. Jiné už tak samozřejmé nejsou a i když o nich nejspíš víte, často je v nedostatku času odsunete na později.

1. Sdělte mu svá očekávání

I když jste si našli zkušeného člověka, je potřeba ho podrobně seznámit s náplní práce. V každé firmě (i každý manažer) na té samé pozici očekávají jiné věci. Proto svému novému podřízenému řekněte, co vše od něj očekáváte. A to nejenom v té praktické části, ale i v té osobnostní. Pravděpodobně to máte připravené už z výběrového řízení, protože na základě toho jste právě tohoto člověka vybrali.

Třeba já bych svému novému podřízenému na pozici finanční analytik řekla, co jsou jeho pravidelné úkoly a kromě toho ho seznámila s tím, jaké chování od něj očekávám. Třeba že od něj očekávám aktivitu – když nerozumí nebo neví, zeptá se, když má nápad na zlepšení, řekne ho atd.

kalendářSvá očekávání rozfázujte do jednotlivých měsíců, týdnů nebo kvartálů, prostě tak, jak to bude pro vaši práci příhodné. Minimálně se zaměřte na období zkušební doby a pak na období, v kterém se obvykle navyšují platy. V těchto obdobích totiž budete potřebovat porovnat, jestli váš nový podřízený pracuje dobře nebo ne.

Nečekejte, že si váš podřízený vše zapamatuje a připravte mu souhrn svých očekávání písemně. Může tak do něj kdykoliv nahlédnout a připomenout si, co jste mu ústně sdělili. Nedostanete se tak do situace, že vám bude tvrdit, že zrovna toto jste mu neříkali nebo že to pochopil jinak nebo že to měl splnit v jiné době.

Po nějaké době se společně s ním k očekáváním vraťte a dejte mu příležitost se doptat na to, čemu úplně nerozumí. Jak se zapojí do pracovního procesu, lépe si dokáže vaše očekávání spojit se skutečnou prací a tehdy může zjistit, že mu něco není jasné.

Pro případ potíží bylo ve firmách, kde jsem pracovala, zvykem očekávání manažera podepsat jak podřízeným, tak manažerem, a založit do složky podřízeného na personálním oddělení. Protože když by došlo k nějakému sporu, bylo pak jasně zdokumentované, co v očekávání bylo a manažer pak jen dokazoval, že to podřízený nesplnil.

2. Naučte ho to, co potřebuje a neumí

Ať je váš nový podřízený zkušený nebo ne, můžou být určité věci, které k výkonu své práce potřebuje a nezná je. Typicky se jedná o specifické procesy dané firmy nebo počítačové programy. Zamyslete se, co všechno je pro vaši firmu a tým specifické a proberte to s ním.

Když vás nic nenapadne, zkuste se zeptat ostatních podřízených. Často jsou si toho vědomi lépe jak manažer.

Pokud máte srozumitelně zdokumentované procesy a postupy, určitě mu to připravte na samostudium pro první dny. Ale dejte mu opravdu jen ty materiály, které jsou srozumitelné a něco mu řeknou. Je zbytečné ho na začátek nechat číst o něčem, co si nedokáže propojit s praktickou stránkou. To je lepší nechat až na dobu, kdy trochu zvládne praxi.

3. Seznamte ho s kolegy

představení nového podřízenéhoSeznámit nového podřízeného se zbytkem lidí z vašeho týmu a vaším šéfem je samozřejmost. Je ale dobré ho seznámit i s ostatními kolegy, s kterými bude pravidelně spolupracovat. Může se s nimi samozřejmě seznámit i sám, ale když ho představíte vy, dáváte mu tím najevo, že se o něj staráte a poskytujete mu zázemí v prvních nejistých okamžicích. Navíc vás to nestojí nic jiného než trochu času.

4. Seznamte ho s pracovní dobou, benefity apod.

Tuto část ve velkých firmách zastává úvodní školení od personálního oddělení, které zaměstnanec absolvuje hned první den. Je na něm seznámen s pracovní dobou, přestávkami v práci, benefity a vším tím okolo, co se přímo netýká náplně práce.

Ať už toto ve vaší firmě probíhá nebo ne, sdělte mu, jak tyto věci řešíte vy ve vašem oddělení. Třeba že může chodit pracovat od 7 přestože vy dorazíte až v 9. Že když potřebuje k lékaři nebo volno, jak dlouho dopředu vám má dát vědět. Že když potřebuje odejít dřív nebo si něco v pracovní době zařídit, jaké podmínky musí splnit, aby se to stalo.

Když jsem nastoupila do GE Money Bank, bylo mi na úvodním školení řečeno, že se začíná pracovat od 8 ráno. Tak jsem druhý den naklusala do práce na 7:45 (protože nesnáším chodit pozdě) a až do 9:30 jsem čekala na svého šéfa. Naštěstí jsem se doptala, kde sídlí mé oddělení a tam už se mě ujali mí kolegové. Nevím, co bych jinak dělala. Asi bych si sedla na zem u výtahu a netrpělivě vyhlížela svého šéfa, jediného člověka, kterého jsem z firmy poznala :) ).

Kromě toho mu určitě řekněte, jak to chodí ve vašem oddělení. Jestli:

  • máte pravidelné týmové a 1 – 1 schůzky,
  • jak si může blokovat váš čas, když potřebuje něco probrat,
  • na koho z týmu se má obrátit, když vy na něj nemáte čas,
  • na jakých schůzkách a kdy má být přítomen, atd.

5. Zajistěte veškeré vybavení potřebné pro výkon práce

Vzpomínám si na jedno své zaměstnání, kde bylo normální, že nový zaměstnanec dostal počítač až za tři dny po nástupu. A protože se všechna práce odehrávala na počítači, místo abych se celá natěšená vrhla do práce, seděla jsem tam a nudila se. Kolegové mě posílali domů s tím, že tam nemám sedět a koukat do blba, že si práce užiji ještě dost, ale mně bylo trapné se zvednout a odejít. První dojem, které jsem v této firmě získala, byl opravdu špatný. Naštěstí se to potom vylepšilo a já v tom zaměstnání zůstala.

Zdá se to jako banalita, ale často na něco z toho zapomínáme. Nejspíš nezapomenete na pracovní místo a veškerou techniku, kterou nový podřízený k výkonu práce potřebuje. Ale už nedomyslíte, že by měl dostat i nějaké kancelářské vybavení – blok a tužky, aby si mohl psát poznámky, až mu budete práci vysvětlovat.

6. Ukažte mu prostory firmy a místní zvyklosti

Hned první den proveďte svého nového podřízeného prostorami firmy. Ukažte mu:

  • kde je kuchyňka a jak to v ní chodí (kde je erární nádobí, kdo nádobí uklízí do myčky – jestli zaměstnanci nebo uklízečka, kde je lednice atd.)
  • kde jsou toalety,
  • kde sedí kolegové, s kterými bude často spolupracovat (zároveň ho můžete kolegům představit),
  • kde jsou uložené pomůcky, které k výkonu práce potřebuje.

Trápí vás nekvalitní práce vašich podřízených? Myslíte, že mají na víc, ale nemůžete to z nich dostat? Zkoušeli jste už všechno možné, ale stále to nejde? Možná je čas na revizi vašich manažerských schopností. Přečtěte si Manuál začínajícího manažera a zjistěte, co můžete udělat lépe, abyste dosáhli vytouženého cíle – kvalitní práce podřízených.

Zuzana Nováková

Pomáhám vám, začínajícím manažerům, se zorientovat ve vaší nové roli. Píšu pro vás jednoduché, srozumitelné a užitečné návody pro řešení každodenních situací. Mým cílem je, abyste své manažerské začátky prožili bez stresu a s úsměvem na tváři.

Napsala jsem pro vás e-book Manuál začínajícího manažera, který vás úspěšně provede prvním rokem vaší manažerské kariéry, a e-book Mistr delegování, díky kterému vaši podřízení udělají většinu práce za vás a v perfektní kvalitě.

Komentáře