6 otázek, které si klade každý manažer v souvislosti s kontrolou podřízených

Nikdo z nás není neomylný a každý sem tam uděláme chybu. A to i přestože si svou práci důkladně kontrolujeme a víme, co si zkontrolovat máme. Prostě nám to ujede a nepřijdeme na to.

A právě proto je potřeba kontrolovat práci podřízených. I oni mohou udělat chybu, ale za výsledek jejich práce ručíte vy jako manažer. Může se vám to zdát nefér, ale jste to vy, kdo má v názvu pozice manažer a kdo bere vyšší plat.

Jsou kontroly nutné?

Znamená pro vás kontrola to samé co špehování? Máte blbý pocit z toho, že byste svému podřízenému řekli, ať vám pošle celou svou práci a že si ji zkontrolujete? Nebo vám kontrola nepřipadá důležitá? Nebo práci podřízeného nerozumíte, a tak se na něj raději spolehnete?

To všechno jsou možné důvody, proč své podřízené nekontrolovat.

Co je na tom špatně? Všechno.

• Jak si můžete být jisti, že vaši podřízení vykonávají svou práci dobře, když ji nezkontrolujete?
• Uvědomujete si, že jste zodpovědní za práci svého týmu a tím pádem za něco nezkontrolovaného?
• Jak můžete hodnotit práci podřízených, když jste si její kvalitu nezkontrolovali?

Když se může pokazit více věcí, určitě se pokazí to, co může způsobit nejvíce škody. – Murphyho zákon

Kontrola práce podřízených je jednou z hlavních náplní manažera.

Jak často kontrolovat?

Pokud začínáte vést lidi nebo máte v týmu nového člověka, doporučuji provádět kontroly často a u většiny úkolů. Ano, strávíte tím spoustu svého času. Časem ale zjistíte, na koho se můžete spolehnout. Toho pak můžete přestat kontrolovat.

Také můžete zjistit, že se na konkrétního jedince můžete spolehnout jenom v určitém typu úkolu. A že v ostatních úkolech dělá chyby. Tyto úkoly tedy kontrolujte často nebo vždy.

Pokud už víte, že se na někoho z podřízených v určitém úkolu můžete spolehnout, tak si přesto dělejte namátkové kontroly. Vyplatí se to. Nejednou se mi stalo, že velice spolehlivý pracant sekl chybu tam, kde bych ji od něj vůbec nečekala. Prostě neměl svůj den…

Kdy kontrolovat častěji?

Kontroly provádějte u konkrétního podřízeného častěji v případě, že:

• jste mu dali novou práci,
• je delší dobu hodně vytížený a vypadá, že mele z posledního,
• víte, že má potíže v rodině,
• práce ho nebaví,
• tušíte nebo víte, že si hledá si nové místo.

V těchto (a mnoha dalších) případech je každý pracovník více náchylný k udělání chyby.

Lze kontroly delegovat?

Tady vám nedám jednoznačnou odpověď. Lze i nelze. Posoudit to musíte sami.

Pokud jste začínající manažer, určitě si vše kontrolujte sami. Máte tak možnost detailně zjistit, co se ve vašem oddělení děje. To se vám bude jistě hodit. Zároveň získáte přehled o spolehlivosti svých podřízených, který delegováním kontroly nezískáte. A také budete vědět, za co jako manažer ručíte. Pokud jste svou kontrolou chybu neobjevili, vina na vás padá oprávněně.

Jiná situace může být, když už své lidi dokonale znáte a dáte práci juniora skouknout seniorovi, který ji zná a umí zkontrolovat. Ale musíte to oběma správně podat. Zadat kontrolu jednoho pracovníka druhému pracovníkovi na podobné úrovni je totiž dost ošemetná věc. Musíte si být jisti, že to oba dva ustojí a nezačnou se nenávidět. Protože rozeštvat proti sobě doteď fungující tým je něco, co určitě nechcete.

Zároveň si ale musíte pohlídat to, že úplně neztratíte pojem o spolehlivosti práce juniora, jako se tomu stalo u mého kamaráda:

Jeden můj kamarád měl dva podřízené, jednoho juniora a jednoho seniora. Seniora nechával kontrolovat prezentaci, kterou měl za úkol každý měsíc připravit junior. Když mu senior odešel a on sám musel prezentaci kontrolovat, byl nemile překvapen, kolik chyb v ní bylo. Sám vůbec netušil, že práce juniora je takto chybová, protože se mu o tom senior nezmínil. Nemohl tak vůbec usuzovat o kvalitě práce juniora, nemohl ho správně rozvíjet a už vůbec ne ho správně a spravedlivě hodnotit.

Ve výsledku nedělal tři z činností manažera – kontrola, hodnocení a rozvoj. A to jen kvůli tomu, že všechny kontroly nechal na seniorovi, neptal se na jejich výsledky a neudělal si namátkovou kontrolu sám.

Jak kontroly omezit?

Pokaždé, když svou kontrolou objevíte nějakou chybu, dejte svému podřízenému zpětnou vazbu, v čem chyba spočívala a pokud na to sám nepřijde, řekněte mu i postup, jak si má příště chybu odhalit sám. V každém případě trvejte na tom, že každý úkol, který vám podřízený odevzdá, bude již od něj zkontrolovaný.

Jak kontrolu provést?

Tak to už nechám na vás. :)

Líbí se vám takto jednoduše podaný návod na kontrolu podřízených? Toužíte po tom mít jednoduché a srozumitelné návody pro všechny manažerské činnosti? Ano? Pak právě pro vás je určený e-book Manuál začínajícího manažera. S ním bude první rok vaší manažerské kariéry hračka. K Manuálu začínajícího manažera se dostanete tudy. >>>